予約システムは、患者さん目線での「使いやすい」が一番重要。
- さいとう接骨院
- 院長 齋藤 巧磨 様
導入前の課題
- 来院受付順で患者さんを診療していたが、スタッフ数が減ったことで運用面で不安があった
- 来院されても混雑していて、諦めて帰ってしまう患者さんが多くいた
導入後、解決したこと
- 予約システム導入と同時に予約制に変更し、運用面が楽になった
- 予約制にしたことで当日に受付を断ることがなくなり機会損失が大幅に減った
スタッフ体制の変化から予約制に切り替える必要性を感じ、予約管理システム導入を決めた。
予約管理システム導入前の状況、導入のきっかけを教えてください。
以前は予約の受付を一切しておらず、来院された患者さんの順番で診療していました。
施術後、「次回はこの曜日にきてください」と伝えはするものの、その当日、他の患者さんでいっぱいだとお断りする事も多々あり、せっかく来ていただいたのに申し訳ないと思いながらも仕方がないと諦めていました。
ですが、2022年の春に施術スタッフが2名から1名体制になったため、これまでの受付順番制だと治療をスムーズに回せなくなるのではと考えるようになりました。そこで予約制に切り替えようと決めたんです。
それを実行するためには予約管理システムを活用するのが良いのではないかと考えたのが導入のきっかけです。
導入の決め手は「患者さんが使いやすい画面」と「最小5分で設定できる予約時間」。
数ある予約管理システムの中でワンモアハンドに決めたポイントを教えてください。
予約管理システムについては事前にネットで情報収集をしました。大体10社くらいは見たんじゃないかと思います。無料で利用できるものもありましたが、色々と見た中で資料請求をしたのはワンモアハンドともう1社くらいでした。
最終的にワンモアハンドを利用することに決めた理由としては、大きく2つあります。
1つ目は患者さんの利用する予約画面が使いやすかったことです。
予約システムは患者さんにとって利用しやすいことが重要だと考えていたので、予約可能かどうかが◯×で表示されていて直感的にわかりやすいワンモアハンドの予約画面は他社と比べてとても使いやすいと感じました。
2つ目は予約1コマの設定時間が最小5分単位で設定できることです。
当院は保険診療をメインとしているため、予約1コマを10分単位で受け付けたかったのですが、他社の予約システムは最小15分単位の設定しかできなかったりで求めていた機能がみつからなかったんです。でも、ワンモアハンドは予約時間が最小5分単位で設定でき、当院の予約の取り方に一番マッチしていました。
この2点がワンモアハンド導入の決め手となる大きなポイントになりました。
他にも、管理画面が見やすくスタッフが利用するにあたって使い勝手が良かったなどがあります。
予約管理システム ワンモアハンドを導入し予約制を実現。
機会損失が大幅に減少。
予約管理システム ワンモアハンドを導入して改善された点や活用している機能を教えてください。
ワンモアハンドを導入し予約制にしたことで、当日混んでてお断りせざるを得なかったことがなくなり機会損失が大幅に減りました。
ご高齢の患者さんはインターネットをあまり利用されないため電話予約にシフトしましたが、予約できる時間枠が固定になり確実に空いている時間をご案内できるようになったため、受付スタッフの負担もかなり軽減されました。
カルテチェックについても余裕が持てるようになりました。
以前はいつどの患者さんが来るかわからず、患者さんが来院してからカルテを探してチェックする流れでしたが、事前に予約を確認できることで朝のうちにチェックできるようになったのでとても助かっています。
また、ワンモアハンドの予約画面は設定したコースによって表示色を設定できるため、どの時間帯にどういうコースの予約が入りやすいかパッと見わかるようになりました。
新規患者さんのコースはちょっと目立つ色に設定するなどして、その日にどれだけ新規の患者さんが来られているかなどを把握するのに活用しています。
経営施策の材料として利用できるようになったのはいい発見でした。
それと当院ではブロック機能を頻繁に利用しています。
できるだけ多くの患者さんを診ることで地域に貢献したいと思っているため、診療時間は予約をフルで受け付けていますが、施術スタッフが私のみで連続で施術が続くとやはり体力的にも大変なので、ある程度の予約が埋まってきたらブロック機能で予約が入らない時間を作り、臨機応変に小休憩を取るようにしています。
導入後の周知は3ヶ月程度で完了。「予約が取りやすい」と好評の声も。
予約管理システム ワンモアハンドを導入するにあたり、予約制に切り替えたとのことですが、苦労した面はありましたか?
予約システム導入の苦労はそこまで思い当たりませんが、受付順番制から予約制に切り替える際、患者さんの理解を得られるか不安はありました。
当院はリピーターさんが多く、来院頻度も1〜2週間に1回とペースが早いため、ほとんどの患者さんには来院されたタイミングで直接お伝えすることができました。他にはサイトにお知らせを掲載したりも。
その際、患者さんからの反発の声も多少いただきましたが、コロナ禍対策の一環として説明することで思っていたよりも理解は得やすかったです。
期間としては3ヶ月程度で周知でき、結果として以前よりも予約が取りやすい環境になったため「予約制になって良かった」というお声をたくさんいただいています。思い切って切り替えて正解でした。
メインターゲットは口コミが広がりやすい30〜50代の女性。結果的に幅広い年代の男性患者もつき、地域密着型の接骨院に。
南町田で開業された経緯について教えてください。また、新規顧客の開拓などはどのようにされていたのでしょうか?
国家資格をとってから他院で7年間ほど経験を積んで、10年前に南町田で開業しました。
南町田にした理由は、元々住んでいたところが田園都市線沿いだったのもあり親しみがあったのと、都心からちょっと離れたところの方が自分が働きやすそうだと感じたからです。
開業しようとしていたタイミングは商業施設のグランベリーパークができるちょっと前だったので、これからの発展性も期待して南町田を選びました。
開業したてのころの新規顧客の開拓方法ですが、最初はとにかく院の存在を知っていただくためにひたすらポスティングをしていました。
開業資金もそこまでなく業者に頼むこともできなかったので、施術の合間に自分たちで投函していたため1日に100件もこなせていないような状態だったかと思います。
でも当時はチラシをみて来院される方が多かったので、ある程度の効果はありました。
最初の半年は集中してポスティングしていましたが、その後は不定期で1年半くらいまでは続けていました。徐々に施術する割合が増えてきてポスティングに時間を避ける時間が減ってきたため、それ以降は特に集客で何かやっていることはなく、現在はホームページ上で「こういう症例で困っていませんか?」という呼びかけをしている程度です。
当院のメインターゲットは30〜50代の女性。
理由としては、男性とくらべて女性の方がコミュニケーションの幅が広く口コミも広がりやすいと考えたためなんですが、結果的に女性の患者さんだけでなく幅広い年代の男性の患者さんにもご利用いただけることが多くなり、ありがたいことに地域密着型の接骨院として10年続けられています。
多くの症例と向き合い、自身のレベル向上やスタッフの育成に役立てることで、今後も地域に貢献していきたい。
最後にひとことお願いいたします。
現在、診療時間中はできるだけ多くの患者さんに治療を施せるように、多めに予約枠を開けて色々な患者さんや症例と向き合える環境作りを意識しています。
そうすることで自身の経験値も増えて施術レベルの向上も臨めますし、新しいスタッフが入ってきた時も症例が多い方が本人にとっても勉強になると思っているからです。
自分もこのような環境でたくさん経験を積んで成長してこれたため、同じように成長してもらいたい思いがあります。実際に患者さんと向き合うことが一番の成長に繋がりますからね。
院全体の成長は、南町田の皆さんを元気にすることにも繋がっていくと思うので、今後もこのスタイルは変えず、たくさんの患者さんを治療し続けていきたいです。
スタッフと施術の紐づけ管理
あらかじめ担当スタッフが行える施術を設定しておくことで、お客様が予約する際に、スタッフを選択した際に行える施術のみを表示させることができます。
- 利用可能プラン
指名予約・指名料の設定
指名予約への対応が可能です。スタッフ毎に指名料の設定が出来ます。売上集計にも設定した指名料が自動で反映されます。
- 利用可能プラン
施設・機械の管理
施設や機械の数量を設定しコースと紐づけることで、施設数・機械数以上の予約を受け付けない設定が出来ます。
- 利用可能プラン
オプション予約の設定
コースに追加コース、オプション、物販を設定することで、お客様が同時に複数のコースとオプション、物販の予約することができます。オプションの合計時間がカレンダーに自動反映されます。
- 利用可能プラン
カテゴリの設定
スタッフのスキル・資格やコースのジャンルでカテゴリ分けが可能です。お客様の予約導線をシンプルに設定できます。
- 利用可能プラン
休憩時間の設定
店舗全体の定時の休憩時間に加え、その日だけ、そのスタッフのみなど、個別の設定も可能です。1日に複数回の休憩時間の設定もできます。
- 利用可能プラン
インターバルの設定
コースごとにインターバル設定ができるので、無駄の無い予約受付が可能です。インターバルはお客様には公開・表示されません。
- 利用可能プラン
時間外予約の受付
営業時間外にシフト登録を行うことで、営業時間外の予約も管理することができます。
- 利用可能プラン
シークレットスタッフの設定
お客様側の予約画面に表示されないスタッフの設定が可能です。
- 利用可能プラン
シークレットコースの設定
お客様側の予約画面に表示されないコースの設定が可能です。
- 利用可能プラン
アンケートのカスタマイズ
カルテに記入してもらう内容や事前にお伺いしておきたいことを、予約時のアンケート機能で答えてもらうことができます。事前に聞いておくことで、来店時のカルテ記入時間の削減ができます。
- 利用可能プラン
グループ予約受付
複数のお客様に複数のスタッフで対応するコースや1人のお客様に複数のスタッフで対応するコースの予約受付が可能です。
- 利用可能プラン
キャンセル受付の設定
予約枠に空きが無い場合に「受付終了」の表示ではなく、「キャンセル待ちマーク」を表示させることができます。
- 利用可能プラン
会員限定の予約受付
お客様予約画面を、事前に会員登録されたお客様だけが見られるように制限することができます。
- 利用可能プラン
24時またぎの予約受付
深夜3時までの営業や24時間営業など、午前0時をまたぐ予約受付の対応も可能です。
- 利用可能プラン
予約受付数の上限設定
コースごとに1日の予約上限数を設定できます。限定コースやキャンペーンコースの予約に活用できます。
- 利用可能プラン
多言語対応
ワンモアハンドのお客様予約画面は英語表記に対応。訪日外国人が増えた今、お客様予約画面を英語表記に対応しておくことは売上増加につながります。
- 利用可能プラン
予約の複製
予約の複製が簡単にできるので、毎週○曜日の○時など、定期的な来店への対応工数が削減できます。
- 利用可能プラン
予約受付時刻の指定
コースごとに予約受付の時間を細かく指定することができます。最終受付時間もコースごとに指定できます。
- 利用可能プラン
スタッフ指名なし予約の担当者自動振り分け機能
スタッフの指名がない予約が入った場合、優先順位をつけたスタッフに自動振り分けされて予約ができます。
- 利用可能プラン
ネット予約・電話予約管理
ネットや電話からの予約も全て同じ画面上で管理できます。
- 利用可能プラン
スタッフ・施設・機械の管理
コースとスタッフ・施設・機械を紐づけて管理できます。コースに対応するスタッフ・施設・機械が全て空いている場合のみ予約可能。
- 利用可能プラン
最小5分単位の予約管理
予約1コマを最小5分単位で設定できます。
- 利用可能プラン
予約枠のブロック
特定の時間帯に予約が入らないよう設定できます。急用が発生した場合や一時的に時間を空けておきたい場合など、柔軟なスケジュール管理が可能です。
- 利用可能プラン
顧客データ管理
顧客情報・予約履歴はクラウド上でペーパーレスに管理することができます。顧客情報のカスタマイズも可能です。
- 利用可能プラン
顧客データのカスタマイズ
指名の場合だけ予約を受け付けることや指名料をいただくスタッフの場合には、スタッフ登録の際に指名料を設定しておくと予約時の料金に指名料が自動的にプラスされて表示されます。
- 利用可能プラン
予約データのダウンロード
予約履歴はCSV形式で一括/抽出ダウンロード可能です。
- 利用可能プラン
顧客データのダウンロード
顧客情報はCSV形式で一括/抽出ダウンロード可能です。
- 利用可能プラン
売上集計(月報・日報)
予約登録された売上データの集計・分析が行えます。スタッフ別、コース別の売上や来店数、キャンセル数もグラフで確認することができます。各曜日の時間別の稼働率集計が可能です。
- 利用可能プラン
顧客データ分析
性別・年代別の売上やリピート率の集計。また、広告媒体や自社メディア別の売上集計や男女比の分析可能です。
- 利用可能プラン
顧客属性アイコン
顧客データにアイコンをつけることがます。来店回数やLTVのランク分けをアイコンで行うことが可能です。アイコン別のメルマガ配信もできます。
- 利用可能プラン
顧客データ一括アップロード
別システムで取得していた顧客データをCSVで一括登録できます。
- 利用可能プラン
Web同意書
同意書をWebで一元管理。設問の内容はカスタマイズ可能。手書きサイン欄あり。PDFでダウンロードも可能。
- 利用可能プラン
Google口コミ獲得
新規集客に効果が高いGoogleビジネスプロフィールの口コミ獲得を自動化。口コミの自社ホームページにも組み込みも可能です。
- 利用可能プラン
友だち紹介(シェア)
「友だち紹介キャンペーン」を自動化できるツールです。LINE・SNSを利用するので『紹介→ネット予約』をロスなく獲得できます。
- 利用可能プラン
メルマガ配信
顧客・予約情報から抽出したお客様にメルマガを配信できます。お誕生日などの記念月で配信できるアニバーサリーメールも実装しています。
- 利用可能プラン
自動ステップメール配信
来店後のお客様に3日後、1ヶ月後と自動で配信されるCRM機能付ステップメールでリピート率向上をサポートします。
- 利用可能プラン
SNS連携
集客に重要な「Googleビジネスプロフィール」「Instagaram」「Facebook」へのテキスト・画像投稿を同時に一括で行える機能です。
- 利用可能プラン
リマインドメール
ご来店予定日前にリマインドメールが自動で配信されます。配信日時はご来店予定日の〇日前や〇時間前など、運営スタイルに合わせてて設定できます。
- 利用可能プラン
キャンセル待ち
お客様画面でキャンセル待ち・電話受付マークの表示を設定することができます。キャンセルが出た場合に、キャンセル待ち登録をしているお客様に自動で「キャンセル通知メール」が配信されます。
- 利用可能プラン
ドタキャン対策
キャンセルが出た場合、会員登録されているお客様に、キャンセルで生じた空き枠情報が自動で配信されます。
- 利用可能プラン
成果タグ埋め込み
サイトのコンバージョン計測を行うタグの設定が可能です。広告媒体別の効果測定も可能です。
- 利用可能プラン
サンキューメール自動配信
ご来店されたお客様にご来店翌日にサンキューメールが自動で配信されます。
- 利用可能プラン
自社ホームページへの口コミ自動反映
獲得した口コミを自社ホームページに組み込めます。
- 利用可能プラン
LTV・失客分析
顧客データを収集し、売上目標管理に加え、顧客の来店パターンなどの分析や、スタッフ別のLTV・失客数などの集計が行なえます。
- 利用可能プラン
管理者権限機能
スタッフごとに管理画面の閲覧・編集・ダウンロード機能を細かく設定できます。予約管理、顧客管理などの機能ごとに権限設定ができるので、サロン・治療院の情報を守ることができます。
- 利用可能プラン
Googleカレンダー相互連携
ワンモアハンド予約カレンダーの予約・ブロックデータが自動でGoogleカレンダーに、Googleカレンダーに入力したスケジュールが自動でワンモアハンドに連携される便利な機能です。
- 利用可能プラン
本部アカウント
複数店舗の顧客データや売上を一括で管理できます。全店舗の顧客にメルマガも本部アカウントから送信できます。
オプション機能です。詳しくは資料をご確認ください。
空き状況・予約画面の閲覧制限機能
オプション機能です。詳しくは資料をご確認ください。
ワンモアハンドスタッフより
予約管理システムの導入において、患者様目線での「使いやすさ」を重視されていた齋藤院長。予約しやすい環境づくりや施術レベルの向上など、常に患者様と向き合う誠実な姿勢に感銘を受けました。
ワンモアハンドも接骨院・整骨院で求められているニーズにお応えしていけるよう、機能面やサポート面をさらに強化していくことでお手伝いしていけたらと思います。