予約管理・集客サポートシステム「ワンモアハンド」を導入いただいている「さいとう接骨院」の院長 齋藤巧磨様

予約システムは、患者さん目線での「使いやすい」が一番重要。

さいとう接骨院
院長 齋藤 巧磨 様
導入時期
2022年9月〜
ご利用プラン
スタンダードプラン
業種
接骨院
従業員数
6名(うち受付スタッフ5名)
URL
https://saitosekkotuin.com/

導入前の課題

  • 来院受付順で患者さんを診療していたが、スタッフ数が減ったことで運用面で不安があった
  • 来院されても混雑していて、諦めて帰ってしまう患者さんが多くいた

導入後、解決したこと

  • 予約システム導入と同時に予約制に変更し、運用面が楽になった
  • 予約制にしたことで当日に受付を断ることがなくなり機会損失が大幅に減った

スタッフ体制の変化から予約制に切り替える必要性を感じ、予約管理システム導入を決めた。

予約管理システム導入前の状況、導入のきっかけを教えてください。

以前は予約の受付を一切しておらず、来院された患者さんの順番で診療していました。
施術後、「次回はこの曜日にきてください」と伝えはするものの、その当日、他の患者さんでいっぱいだとお断りする事も多々あり、せっかく来ていただいたのに申し訳ないと思いながらも仕方がないと諦めていました。

ですが、2022年の春に施術スタッフが2名から1名体制になったため、これまでの受付順番制だと治療をスムーズに回せなくなるのではと考えるようになりました。そこで予約制に切り替えようと決めたんです。
それを実行するためには予約管理システムを活用するのが良いのではないかと考えたのが導入のきっかけです。

導入の決め手は「患者さんが使いやすい画面」と「最小5分で設定できる予約時間」。

数ある予約管理システムの中でワンモアハンドに決めたポイントを教えてください。

予約管理システムについては事前にネットで情報収集をしました。大体10社くらいは見たんじゃないかと思います。無料で利用できるものもありましたが、色々と見た中で資料請求をしたのはワンモアハンドともう1社くらいでした。

最終的にワンモアハンドを利用することに決めた理由としては、大きく2つあります。

1つ目は患者さんの利用する予約画面が使いやすかったことです。
予約システムは患者さんにとって利用しやすいことが重要だと考えていたので、予約可能かどうかが◯×で表示されていて直感的にわかりやすいワンモアハンドの予約画面は他社と比べてとても使いやすいと感じました。

2つ目は予約1コマの設定時間が最小5分単位で設定できることです。
当院は保険診療をメインとしているため、予約1コマを10分単位で受け付けたかったのですが、他社の予約システムは最小15分単位の設定しかできなかったりで求めていた機能がみつからなかったんです。でも、ワンモアハンドは予約時間が最小5分単位で設定でき、当院の予約の取り方に一番マッチしていました。

この2点がワンモアハンド導入の決め手となる大きなポイントになりました。
他にも、管理画面が見やすくスタッフが利用するにあたって使い勝手が良かったなどがあります。

予約管理・集客サポートシステム「ワンモアハンド」を導入いただいている「さいとう接骨院」の入口部分

東急田園都市線「南町田グランベリーパーク」駅より徒歩5分とアクセスが非常にしやすい場所。

予約管理システム ワンモアハンドを導入し予約制を実現。
機会損失が大幅に減少。

予約管理システム ワンモアハンドを導入して改善された点や活用している機能を教えてください。

ワンモアハンドを導入し予約制にしたことで、当日混んでてお断りせざるを得なかったことがなくなり機会損失が大幅に減りました。
ご高齢の患者さんはインターネットをあまり利用されないため電話予約にシフトしましたが、予約できる時間枠が固定になり確実に空いている時間をご案内できるようになったため、受付スタッフの負担もかなり軽減されました。

カルテチェックについても余裕が持てるようになりました。
以前はいつどの患者さんが来るかわからず、患者さんが来院してからカルテを探してチェックする流れでしたが、事前に予約を確認できることで朝のうちにチェックできるようになったのでとても助かっています。

また、ワンモアハンドの予約画面は設定したコースによって表示色を設定できるため、どの時間帯にどういうコースの予約が入りやすいかパッと見わかるようになりました。
新規患者さんのコースはちょっと目立つ色に設定するなどして、その日にどれだけ新規の患者さんが来られているかなどを把握するのに活用しています。
経営施策の材料として利用できるようになったのはいい発見でした。

それと当院ではブロック機能を頻繁に利用しています。
できるだけ多くの患者さんを診ることで地域に貢献したいと思っているため、診療時間は予約をフルで受け付けていますが、施術スタッフが私のみで連続で施術が続くとやはり体力的にも大変なので、ある程度の予約が埋まってきたらブロック機能で予約が入らない時間を作り、臨機応変に小休憩を取るようにしています。

導入後の周知は3ヶ月程度で完了。「予約が取りやすい」と好評の声も。

予約管理システム ワンモアハンドを導入するにあたり、予約制に切り替えたとのことですが、苦労した面はありましたか?

予約システム導入の苦労はそこまで思い当たりませんが、受付順番制から予約制に切り替える際、患者さんの理解を得られるか不安はありました。

当院はリピーターさんが多く、来院頻度も1〜2週間に1回とペースが早いため、ほとんどの患者さんには来院されたタイミングで直接お伝えすることができました。他にはサイトにお知らせを掲載したりも。
その際、患者さんからの反発の声も多少いただきましたが、コロナ禍対策の一環として説明することで思っていたよりも理解は得やすかったです。

期間としては3ヶ月程度で周知でき、結果として以前よりも予約が取りやすい環境になったため「予約制になって良かった」というお声をたくさんいただいています。思い切って切り替えて正解でした。

予約管理・集客サポートシステム「ワンモアハンド」を導入いただいている「さいとう接骨院」内観

院内の一角には姿勢改善などの様々なサポートグッズが取り揃えてある。

メインターゲットは口コミが広がりやすい30〜50代の女性。結果的に幅広い年代の男性患者もつき、地域密着型の接骨院に。

南町田で開業された経緯について教えてください。また、新規顧客の開拓などはどのようにされていたのでしょうか?

国家資格をとってから他院で7年間ほど経験を積んで、10年前に南町田で開業しました。
南町田にした理由は、元々住んでいたところが田園都市線沿いだったのもあり親しみがあったのと、都心からちょっと離れたところの方が自分が働きやすそうだと感じたからです。
開業しようとしていたタイミングは商業施設のグランベリーパークができるちょっと前だったので、これからの発展性も期待して南町田を選びました。

開業したてのころの新規顧客の開拓方法ですが、最初はとにかく院の存在を知っていただくためにひたすらポスティングをしていました。
開業資金もそこまでなく業者に頼むこともできなかったので、施術の合間に自分たちで投函していたため1日に100件もこなせていないような状態だったかと思います。
でも当時はチラシをみて来院される方が多かったので、ある程度の効果はありました。

最初の半年は集中してポスティングしていましたが、その後は不定期で1年半くらいまでは続けていました。徐々に施術する割合が増えてきてポスティングに時間を避ける時間が減ってきたため、それ以降は特に集客で何かやっていることはなく、現在はホームページ上で「こういう症例で困っていませんか?」という呼びかけをしている程度です。

当院のメインターゲットは30〜50代の女性。
理由としては、男性とくらべて女性の方がコミュニケーションの幅が広く口コミも広がりやすいと考えたためなんですが、結果的に女性の患者さんだけでなく幅広い年代の男性の患者さんにもご利用いただけることが多くなり、ありがたいことに地域密着型の接骨院として10年続けられています。

多くの症例と向き合い、自身のレベル向上やスタッフの育成に役立てることで、今後も地域に貢献していきたい。

最後にひとことお願いいたします。

現在、診療時間中はできるだけ多くの患者さんに治療を施せるように、多めに予約枠を開けて色々な患者さんや症例と向き合える環境作りを意識しています。

そうすることで自身の経験値も増えて施術レベルの向上も臨めますし、新しいスタッフが入ってきた時も症例が多い方が本人にとっても勉強になると思っているからです。
自分もこのような環境でたくさん経験を積んで成長してこれたため、同じように成長してもらいたい思いがあります。実際に患者さんと向き合うことが一番の成長に繋がりますからね。

院全体の成長は、南町田の皆さんを元気にすることにも繋がっていくと思うので、今後もこのスタイルは変えず、たくさんの患者さんを治療し続けていきたいです。

ワンモアハンドスタッフより

予約管理システムの導入において、患者様目線での「使いやすさ」を重視されていた齋藤院長。予約しやすい環境づくりや施術レベルの向上など、常に患者様と向き合う誠実な姿勢に感銘を受けました。

ワンモアハンドも接骨院・整骨院で求められているニーズにお応えしていけるよう、機能面やサポート面をさらに強化していくことでお手伝いしていけたらと思います。

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