「予約状況をスマホで確認できる」
それが導入の絶対条件

当院の予約方法は電話か受付での直接予約のみで、予約はずっと紙で管理していました。受付スタッフは人件費がかかることを考えると採用には踏み出せず、電話受付・予約管理などはすべて施術スタッフが担当していました。

スタッフ一同かなり気を使って管理していたので、書き漏れ・ダブルブッキングはほとんどありません。

ただ、あまりに忙しいときは施術中にかかってくる電話に対応しきれないことも多々あり機会損失が大きかったです。自由診療は「60分 ◯円」というような価格設定なので患者さまも時間にシビア。電話対応で施術がストップするなんてのは当然のことながらNGなんです。

業務を効率化させたい気持ちはあったんですが、忙しくて何か対策を練る時間も惜しい状況で、ずっと同じような環境が続いていましたね。

「忙しいからこそ思い切った対策をしなければ！」と感じていたところに、ちょうどワンモアハンドをご紹介頂き、営業さんより機能について説明してもらいました。

スタッフ同士でも「予約管理システムを入れるならどういう機能が必要か？」ということを色々話しはじめ、そこから一気に導入を検討することになったんです。

スタッフとの話し合いの中で出てきた絶対条件が「各スタッフがスマホでいつでも予約状況を確認できる」ということでした。

当院では週５勤務のスタッフが院長の私のみで、他は兼業や副業として入ってもらっているスタッフなんです。中には月に1日のみ出勤のスタッフもいるため、休みの日でもスタッフに予約の通知が届きスマホで内容を確認できることはとても助かります。

ワンモアハンドはこの絶対条件の他に、予約受付可能な期間の設定やスタッフの勤怠管理ができるなどの条件も満たしていたため導入を決めました。

ワンモアハンド導入後は、予約管理がWebになったことで予約表をプリントすることがなくなったため、管理や作業効率の面でも非常にラクになりました。

それまでは「当日分」「１週間分」「１ヶ月分」「土日分」と予約表を分けてプリントし、予約が入ったら手書きで書き入れて、キャンセルが出たら消して…みたいなアナログなことをずっとしていましたが、それらの手間がなくなりましたね。

うちはスタッフ全員が管理には気を配っていたので元々ミスはあまりなかったものの、ダブルブッキングも今のところゼロです。

最近は電子マネーのキャンペーン企画からの来店も増えてきています。支払いも電子マネーで支払われる方も多くなってきてますし、当院での新規患者が増えたきっかけがGoogleマップへの登録だった事もあり、Webツールを活用することの重要性を痛感しています。

当院はこれまでほぼ電話予約のみの受付でしたが、Webからご予約いただく患者さまも少しずつ増えてきています。理想は施術中の電話ゼロなので、今後もワンモアハンドを活用して電話対応に追われない仕組みづくりをしていきたいですね。