鍼灸院向けの予約システムが見つからない中で出会い、
導入7年目
- はりきゅうルームカポス
- 院長 栗原 誠 様
- 導入時期
- 2017年9月〜
- ご利用プラン
- スタンダードプラン
- 業種
- 鍼灸院
- 従業員数
- 8名(品川4名・群馬4名)
- URL
- https://shinagawa-a.kapos.jp/
(群馬「養気院」http://yoki-in.com/)
導入の経緯
- 利用していた他社予約システムのサービスが終了。機能面で遜色ない新たな予約システムを探す必要があった。
導入の決め手
- 鍼灸院での予約管理をするために必要な「メニュー」「担当」「施術時間」の細かなカスタマイズが可能で、自院の環境に合った設定ができた。
- 何社か見た中で1番、管理画面が見やすく使いやすかった。
他社予約システムのサービスが突然終了。新たな予約システムを探すことに。
予約管理システム導入前の状況と、導入のきっかけを教えてください。
20年前の話になりますが、開業時は院長の栗原1名のみだったため、個人の手帳に記入して予約の管理をしていました。
その後、管理が大変になり、パソコンにインストールして使う予約システムを購入し使用していました。ソフトは7,000円程で買い切りのためランニングコストがかからず、機能も予約管理のみというシンプルなもので、操作性もわかりやすくかなり使いやすかったのを覚えています。
その後スタッフも増え、品川と群馬の2拠点で院を構えることになりましたが、それぞれの院の予約状況をまとめて管理できないことに不便さを感じ、インターネット上で管理が可能な予約システムを探しました。その時はワンモアハンドではない別のネット予約管理システムを利用していたのですが、利用し始めてから3年でサービスが終了してしまいました。
そのため新たな予約管理システムを探す必要が出てきました。それがワンモアハンド導入のきっかけになります。
試しに使用して馴染まなければ解約するつもりだった。現在、導入から7年目に突入。
数ある予約管理システムの中で「ワンモアハンド」に決めたポイントを教えてください。
当時は鍼灸院向けの予約システムがほとんどなく、検索で「鍼灸 予約システム」と調べてみても情報はほとんど出てきませんでした。そのため「整体 予約システム」「エステ 予約システム」などのワードで調べることにしました。
整体・エステ業界は「メニュー」があり「担当」もいて、「施術時間も固定」で提供されています。その仕組みが我々の鍼灸業界と似ていると感じていました。
そのため、整体・エステ業界で利用されている予約システムであれば、鍼灸院も同じ様に扱うことができるのではないかと考えました。
他社の予約システムにも問い合わせや資料請求をして、最終的に3社ほどに絞りました。
その中でワンモアハンドを導入することに決めた理由としては、料金や機能面が他社より優れているところがあったのもそうですが、管理画面のスケジュール画面が横並びでとても見やすかったことが大きいです。当時は縦のスケジュール画面にしているものが多く、スタッフ数が少ないとデッドスペースが目立つなどして使いにくかったのを憶えています。
導入して1ヶ月くらいは、前のシステムと並行して使用していました。ひとまず実際に使ってみて、自分たちに馴染まなかったら利用をやめようと考えていました。
最初はもちろん操作に慣れるまでに多少の時間はかかりましたが、一旦慣れてしまうとこの便利さからは離れられず、今現在では導入してから7年目になります。
これまで複数の予約システムを利用してきましたが、ワンモアハンドの利用期間が一番長いですね。
複数拠点の予約状況をリアルタイムで共有できる利便性。
ワンモアハンドを導入して改善された点や、よく活用している機能はありますか?
ワンモアハンド導入前から予約システムは利用していましたが、やはり2拠点ある中で予約状況がリアルタイムで共有できるのはとても便利ですね。品川に4名、群馬に4名スタッフを配属しているため、この人数の予約状況やシフトがまとめて管理できるのは魅力です。
また、それぞれの店舗の画面をすぐに切り替えることができますし、同じ画面をみながら意思疎通もしやすい。この辺りはネット予約システムならではの利点だと思います。
機能面では予約の複製機能をよく活用しています。リピーターの患者さんは、過去の予約と同じ内容で予約をしていただくことが多いのですが、この機能があるため登録が素早く簡単にできて便利です。
また、当院はワンモアハンド上で売上管理をしているため、レジの金額と照合するために予約の完了処理を毎日しています。監査が入った際にも画面をチェックしていただいています。メニューを登録する時に金額を設定しますが、完了処理さえすれば日々の売り上げ管理がしっかりできるので楽ですね。
また売り上げデータを元にレポートを見て活用しています。最近追加されたLTV・失客分析機能も興味深いです。患者さんの性別や年齢層などの割合がグラフ化されるのもよいですね。
今後の鍼灸業界に特化した予約システムの改良に期待。
最後にひとことお願いいたします。
当院はネット予約管理システムを導入していますが、電話予約や受付での直接予約で、症状の相談を受けることが多く「人と人とのコミュニケーション」を大事にしているため、現在ネット予約は受け付けていません。
それでもワンモアハンドを利用し続けているのは、使いやすさを重視しているからです。
毎日行わなければならない事務処理で、時間をかけるのはもったいない。そうするとシステムの使い勝手の良さが重要になってきます。
ワンモアハンドは鍼灸業界に特化したかゆいところに手が届く予約システムとして、今後も様々な改良をしていただき、より良い予約システムに進化していって欲しいと思います。
今後の目標は店舗全体の予約数をあげてベッドを埋めること、まずはそこですね。
並行して英語圏の患者さんも増やしていきたいので、英語版に切り替えられるワンモアハンドをうまく活用したいと思っています。
スタッフと施術の紐づけ管理
あらかじめ担当スタッフが行える施術を設定しておくことで、お客様が予約する際に、スタッフを選択した際に行える施術のみを表示させることができます。
- 利用可能プラン
指名予約・指名料の設定
指名予約への対応が可能です。スタッフ毎に指名料の設定が出来ます。売上集計にも設定した指名料が自動で反映されます。
- 利用可能プラン
施設・機械の管理
施設や機械の数量を設定しコースと紐づけることで、施設数・機械数以上の予約を受け付けない設定が出来ます。
- 利用可能プラン
オプション予約の設定
コースに追加コース、オプション、物販を設定することで、お客様が同時に複数のコースとオプション、物販の予約することができます。オプションの合計時間がカレンダーに自動反映されます。
- 利用可能プラン
カテゴリの設定
スタッフのスキル・資格やコースのジャンルでカテゴリ分けが可能です。お客様の予約導線をシンプルに設定できます。
- 利用可能プラン
休憩時間の設定
店舗全体の定時の休憩時間に加え、その日だけ、そのスタッフのみなど、個別の設定も可能です。1日に複数回の休憩時間の設定もできます。
- 利用可能プラン
インターバルの設定
コースごとにインターバル設定ができるので、無駄の無い予約受付が可能です。インターバルはお客様には公開・表示されません。
- 利用可能プラン
時間外予約の受付
営業時間外にシフト登録を行うことで、営業時間外の予約も管理することができます。
- 利用可能プラン
シークレットスタッフの設定
お客様側の予約画面に表示されないスタッフの設定が可能です。
- 利用可能プラン
シークレットコースの設定
お客様側の予約画面に表示されないコースの設定が可能です。
- 利用可能プラン
アンケートのカスタマイズ
カルテに記入してもらう内容や事前にお伺いしておきたいことを、予約時のアンケート機能で答えてもらうことができます。事前に聞いておくことで、来店時のカルテ記入時間の削減ができます。
- 利用可能プラン
グループ予約受付
複数のお客様に複数のスタッフで対応するコースや1人のお客様に複数のスタッフで対応するコースの予約受付が可能です。
- 利用可能プラン
キャンセル受付の設定
予約枠に空きが無い場合に「受付終了」の表示ではなく、「キャンセル待ちマーク」を表示させることができます。
- 利用可能プラン
会員限定の予約受付
お客様予約画面を、事前に会員登録されたお客様だけが見られるように制限することができます。
- 利用可能プラン
24時またぎの予約受付
深夜3時までの営業や24時間営業など、午前0時をまたぐ予約受付の対応も可能です。
- 利用可能プラン
予約受付数の上限設定
コースごとに1日の予約上限数を設定できます。限定コースやキャンペーンコースの予約に活用できます。
- 利用可能プラン
多言語対応
ワンモアハンドのお客様予約画面は英語表記に対応。訪日外国人が増えた今、お客様予約画面を英語表記に対応しておくことは売上増加につながります。
- 利用可能プラン
予約の複製
予約の複製が簡単にできるので、毎週○曜日の○時など、定期的な来店への対応工数が削減できます。
- 利用可能プラン
予約受付時刻の指定
コースごとに予約受付の時間を細かく指定することができます。最終受付時間もコースごとに指定できます。
- 利用可能プラン
スタッフ指名なし予約の担当者自動振り分け機能
スタッフの指名がない予約が入った場合、優先順位をつけたスタッフに自動振り分けされて予約ができます。
- 利用可能プラン
ネット予約・電話予約管理
ネットや電話からの予約も全て同じ画面上で管理できます。
- 利用可能プラン
スタッフ・施設・機械の管理
コースとスタッフ・施設・機械を紐づけて管理できます。コースに対応するスタッフ・施設・機械が全て空いている場合のみ予約可能。
- 利用可能プラン
最小5分単位の予約管理
予約1コマを最小5分単位で設定できます。
- 利用可能プラン
予約枠のブロック
特定の時間帯に予約が入らないよう設定できます。急用が発生した場合や一時的に時間を空けておきたい場合など、柔軟なスケジュール管理が可能です。
- 利用可能プラン
顧客データ管理
顧客情報・予約履歴はクラウド上でペーパーレスに管理することができます。顧客情報のカスタマイズも可能です。
- 利用可能プラン
顧客データのカスタマイズ
指名の場合だけ予約を受け付けることや指名料をいただくスタッフの場合には、スタッフ登録の際に指名料を設定しておくと予約時の料金に指名料が自動的にプラスされて表示されます。
- 利用可能プラン
予約データのダウンロード
予約履歴はCSV形式で一括/抽出ダウンロード可能です。
- 利用可能プラン
顧客データのダウンロード
顧客情報はCSV形式で一括/抽出ダウンロード可能です。
- 利用可能プラン
売上集計(月報・日報)
予約登録された売上データの集計・分析が行えます。スタッフ別、コース別の売上や来店数、キャンセル数もグラフで確認することができます。各曜日の時間別の稼働率集計が可能です。
- 利用可能プラン
顧客データ分析
性別・年代別の売上やリピート率の集計。また、広告媒体や自社メディア別の売上集計や男女比の分析可能です。
- 利用可能プラン
顧客属性アイコン
顧客データにアイコンをつけることがます。来店回数やLTVのランク分けをアイコンで行うことが可能です。アイコン別のメルマガ配信もできます。
- 利用可能プラン
顧客データ一括アップロード
別システムで取得していた顧客データをCSVで一括登録できます。
- 利用可能プラン
Web同意書
同意書をWebで一元管理。設問の内容はカスタマイズ可能。手書きサイン欄あり。PDFでダウンロードも可能。
- 利用可能プラン
Google口コミ獲得
新規集客に効果が高いGoogleビジネスプロフィールの口コミ獲得を自動化。口コミの自社ホームページにも組み込みも可能です。
- 利用可能プラン
友だち紹介(シェア)
「友だち紹介キャンペーン」を自動化できるツールです。LINE・SNSを利用するので『紹介→ネット予約』をロスなく獲得できます。
- 利用可能プラン
メルマガ配信
顧客・予約情報から抽出したお客様にメルマガを配信できます。お誕生日などの記念月で配信できるアニバーサリーメールも実装しています。
- 利用可能プラン
自動ステップメール配信
来店後のお客様に3日後、1ヶ月後と自動で配信されるCRM機能付ステップメールでリピート率向上をサポートします。
- 利用可能プラン
SNS連携
集客に重要な「Googleビジネスプロフィール」「Instagaram」「Facebook」へのテキスト・画像投稿を同時に一括で行える機能です。
- 利用可能プラン
リマインドメール
ご来店予定日前にリマインドメールが自動で配信されます。配信日時はご来店予定日の〇日前や〇時間前など、運営スタイルに合わせてて設定できます。
- 利用可能プラン
キャンセル待ち
お客様画面でキャンセル待ち・電話受付マークの表示を設定することができます。キャンセルが出た場合に、キャンセル待ち登録をしているお客様に自動で「キャンセル通知メール」が配信されます。
- 利用可能プラン
ドタキャン対策
キャンセルが出た場合、会員登録されているお客様に、キャンセルで生じた空き枠情報が自動で配信されます。
- 利用可能プラン
成果タグ埋め込み
サイトのコンバージョン計測を行うタグの設定が可能です。広告媒体別の効果測定も可能です。
- 利用可能プラン
サンキューメール自動配信
ご来店されたお客様にご来店翌日にサンキューメールが自動で配信されます。
- 利用可能プラン
自社ホームページへの口コミ自動反映
獲得した口コミを自社ホームページに組み込めます。
- 利用可能プラン
LTV・失客分析
顧客データを収集し、売上目標管理に加え、顧客の来店パターンなどの分析や、スタッフ別のLTV・失客数などの集計が行なえます。
- 利用可能プラン
管理者権限機能
スタッフごとに管理画面の閲覧・編集・ダウンロード機能を細かく設定できます。予約管理、顧客管理などの機能ごとに権限設定ができるので、サロン・治療院の情報を守ることができます。
- 利用可能プラン
Googleカレンダー相互連携
ワンモアハンド予約カレンダーの予約・ブロックデータが自動でGoogleカレンダーに、Googleカレンダーに入力したスケジュールが自動でワンモアハンドに連携される便利な機能です。
- 利用可能プラン
本部アカウント
複数店舗の顧客データや売上を一括で管理できます。全店舗の顧客にメルマガも本部アカウントから送信できます。
オプション機能です。詳しくは資料をご確認ください。
空き状況・予約画面の閲覧制限機能
オプション機能です。詳しくは資料をご確認ください。
ワンモアハンドスタッフより
はりきゅうルームカポス様では、業務後のレジ金額との確認に使用いただいているとのことで、システムならではの便利さを感じていただき嬉しく思います。
また、予約管理システム「ワンモアハンド」は、2024年9月で創業14年目になる株式会社クロスリンクが、運営からシステム開発まで全て担っております。安定的なサービスの提供を維持しながら、使いやすい予約システムの開発に力を注いでいきますので、今後の機能改善にぜひご期待ください!
▼ワンモアハンドの姉妹サービスができました♪▼
2024年3月より整骨院・鍼灸院向け電子カルテ「カルッテ」を提供中です。患者さんとのコミュニケーションツールとしても利用できる、新たなスタイルの電子カルテとなっていますので、ぜひご利用いただき使い勝手など忖度ないご意見をいただけたらと思います。