鍼灸院向けの予約システムが見つからない中で出会い、
導入7年目

20年前の話になりますが、開業時は院長の栗原1名のみだったため、個人の手帳に記入して予約の管理をしていました。
その後、管理が大変になり、パソコンにインストールして使う予約システムを購入し使用していました。ソフトは7,000円程で買い切りのためランニングコストがかからず、機能も予約管理のみというシンプルなもので、操作性もわかりやすくかなり使いやすかったのを覚えています。

その後スタッフも増え、品川と群馬の2拠点で院を構えることになりましたが、それぞれの院の予約状況をまとめて管理できないことに不便さを感じ、インターネット上で管理が可能な予約システムを探しました。その時はワンモアハンドではない別のネット予約管理システムを利用していたのですが、利用し始めてから3年でサービスが終了してしまいました。
そのため新たな予約管理システムを探す必要が出てきました。それがワンモアハンド導入のきっかけになります。

当時は鍼灸院向けの予約システムがほとんどなく、検索で「鍼灸 予約システム」と調べてみても情報はほとんど出てきませんでした。そのため「整体 予約システム」「エステ 予約システム」などのワードで調べることにしました。

整体・エステ業界は「メニュー」があり「担当」もいて、「施術時間も固定」で提供されています。その仕組みが我々の鍼灸業界と似ていると感じていました。
そのため、整体・エステ業界で利用されている予約システムであれば、鍼灸院も同じ様に扱うことができるのではないかと考えました。

他社の予約システムにも問い合わせや資料請求をして、最終的に3社ほどに絞りました。
その中でワンモアハンドを導入することに決めた理由としては、料金や機能面が他社より優れているところがあったのもそうですが、管理画面のスケジュール画面が横並びでとても見やすかったことが大きいです。当時は縦のスケジュール画面にしているものが多く、スタッフ数が少ないとデッドスペースが目立つなどして使いにくかったのを憶えています。

導入して1ヶ月くらいは、前のシステムと並行して使用していました。ひとまず実際に使ってみて、自分たちに馴染まなかったら利用をやめようと考えていました。
最初はもちろん操作に慣れるまでに多少の時間はかかりましたが、一旦慣れてしまうとこの便利さからは離れられず、今現在では導入してから7年目になります。
これまで複数の予約システムを利用してきましたが、ワンモアハンドの利用期間が一番長いですね。

ワンモアハンド導入前から予約システムは利用していましたが、やはり2拠点ある中で予約状況がリアルタイムで共有できるのはとても便利ですね。品川に4名、群馬に4名スタッフを配属しているため、この人数の予約状況やシフトがまとめて管理できるのは魅力です。
また、それぞれの店舗の画面をすぐに切り替えることができますし、同じ画面をみながら意思疎通もしやすい。この辺りはネット予約システムならではの利点だと思います。

機能面では予約の複製機能をよく活用しています。リピーターの患者さんは、過去の予約と同じ内容で予約をしていただくことが多いのですが、この機能があるため登録が素早く簡単にできて便利です。

また、当院はワンモアハンド上で売上管理をしているため、レジの金額と照合するために予約の完了処理を毎日しています。監査が入った際にも画面をチェックしていただいています。メニューを登録する時に金額を設定しますが、完了処理さえすれば日々の売り上げ管理がしっかりできるので楽ですね。

また売り上げデータを元にレポートを見て活用しています。最近追加されたLTV・失客分析機能も興味深いです。患者さんの性別や年齢層などの割合がグラフ化されるのもよいですね。

当院はネット予約管理システムを導入していますが、電話予約や受付での直接予約で、症状の相談を受けることが多く「人と人とのコミュニケーション」を大事にしているため、現在ネット予約は受け付けていません。

それでもワンモアハンドを利用し続けているのは、使いやすさを重視しているからです。
毎日行わなければならない事務処理で、時間をかけるのはもったいない。そうするとシステムの使い勝手の良さが重要になってきます。
ワンモアハンドは鍼灸業界に特化したかゆいところに手が届く予約システムとして、今後も様々な改良をしていただき、より良い予約システムに進化していって欲しいと思います。

今後の目標は店舗全体の予約数をあげてベッドを埋めること、まずはそこですね。
並行して英語圏の患者さんも増やしていきたいので、英語版に切り替えられるワンモアハンドをうまく活用したいと思っています。