予約管理・集客サポートシステム「ワンモアハンド」を導入いただいている「東京鍼灸整骨院」の院長 伊勢憲知様

質の高い治療を提供できるようになり
顧客満足度が向上

東京鍼灸整骨院
院長 伊勢 憲知 様
導入時期
2020年8月〜
ご利用プラン
スタンダードプラン
業種
整骨院・鍼灸院・療術業
従業員数
3名
URL
https://tokyoshinkyu-yoyogi.com/

導入前の課題

  • 半予約制だったため、受付スタッフを常駐させる必要があった
  • 当日来院される患者様に対して本来目指していた質の高い施術の提供ができずにいた

導入後、解決したこと

  • 完全予約制に切り替えられた
  • 受付スタッフを雇わずに回せるようになったため大幅なコストカットに繋がった
  • 翌日の予約を把握でき、施術プランニングが立てやすくなったため質の高い施術の提供が可能になり顧客満足度が向上

予約管理システム導入前の状況を教えてください。

予約システム導入前は電話の予約受付のみでしたので、施術中も電話がしょっちゅう鳴って手を止めることが多かったです。そのため予約受付のスタッフを雇って対応していました。

治療方針も、じっくり時間をかけて治療に専念できる自費診療をメインとするのが理想でしたが、実際は「保険診療の安い金額でマッサージを受けたい」と考えている患者さんが多い状況でした。
保険診療の方は事前予約せずにやってくることが多いので、常に予約の窓口を開けていなければならず、スタッフも少ない中で、ひたすら「受付→カルテチェック→カウンセリング→施術」を繰り返し行う日々に疲弊していました。

また、治療を求められているはずなのに「今日は膝が痛いから膝は触らないで」と言われるようなこともあって私が理想とする治療方針とかけ離れていると感じていました。
このような事を言われない、質の高い治療をする院にしていきたいという気持ちが常にありました。

予約管理・集客サポートシステム「ワンモアハンド」を導入いただいている「東京鍼灸整骨院」の入口部分

顧客は30〜40代が多く女性が多め。ターゲット層にあったスタイリッシュなデザインのロゴやWebサイトが目を惹く。

予約管理システム導入のきっかけやワンモアハンドに決めたポイントを教えてください。

予約システムの導入検討を始めたのは、施術スタッフを探している時に利用していた求人サイト(キャリさぽ)の担当営業とのやり取りの中で、ワンモアハンドの話があがったことがきっかけでした。

ちょうど診療方針を保険診療から自費診療メインに切り替えたタイミングで、これまで保険診療で来られていた顧客層が激減していた時だったので、コストカットの面からも受付スタッフがいなくても回せる環境でやっていこうと考えていました。
また、外部からの新規顧客を獲得していくためにWebからの集客を強化したいと考えていたため予約システムの導入については前向きでした。

営業の対応もとても早かったし、自身で触ってみたところ画面も見やすくてシステムそのものがわかりやすかった。それに不明点があっても聞きやすいサポート環境が整っていたのが決め手でした。

予約管理・集客サポートシステム「ワンモアハンド」を導入いただいている「東京鍼灸整骨院」内観

窓際や天井には観葉植物やドライフラワーなどが飾られており、コンクリート打ちっぱなしのモダンで明るい雰囲気の院内。

予約管理システム ワンモアハンドを導入して改善された点を教えてください。

ワンモアハンド導入のタイミングで予約方法を完全予約制に切り替えたのですが、患者さん一人一人にそのことをお伝えして理解していただいたのもあり、現在はWeb予約の割合が9割になりました。
おかげで施術中に電話対応に追われることが無くなり、とても助かっています。
現在では、院内にスタッフが1名しかいなくても全然大丈夫。もちろんたまに電話が鳴ることはありますが、困るほどではないです。

それと、前日に翌日の予約状況をすべて把握できるようになったため、院を閉める前に翌日分のカルテを全部出して担当の先生ごとに分けて並べておけるので、朝の開院準備でバタバタすることがなくなりましたね。
カルテも開院前にじっくりと確認できるので、余裕を持って施術プランニングを立てられるようになり、以前よりもずっと質の良い施術を提供できるようになりました。結果、患者さんの満足度向上にも繋がっています。

また、予約管理に追われないことでスタッフの知識や技術向上にも時間を使えるようになりました。新たな知識や技術を施術に活かすことで患者さんの反応もさらによくなり、スタッフのモチベーションを保つのにも一役かっています。

最後にひとことお願いいたします。

保険診療から自費診療メインに切り替えたタイミングでコロナ禍になり、一時は予約数が半分になったこともありましたが、患者さん一人一人と時間をかけてしっかり向き合えたこともあり、予約数は以前と同じくらいに戻ってきました。
これはWeb予約システムを導入しなければ難しかったと思います。

予約システムを新たに導入することは、これまで慣れていたアナログな作業をやめて新しい環境に慣れる必要があり、忙しいと躊躇することもあるかと思いますが、何か変えたいと思っているならまず試しに導入してみて欲しいですね。
この業界ってまだ発展途上でまだまだ非効率なこととかを当たり前にやっていたりするので、これからどんどん効率のいい仕組みに切り替えていって施術者も顧客もWinWinになれる環境を目指していきたいですね。

ワンモアハンドスタッフより

日々スタッフと共に技術や知識向上に取り組むだけでなく、同業者の方向けのセミナーを開くなど、業界の全体的な底上げをしたいという熱い想いを持った伊勢院長より、今回様々なお話を伺うことができました。

施術の現場にいる方々が忙しい中でもストレスなくワンモアハンドを利用できるよう、直感的で使いやすいシステムを目指していきますので、今後の機能面での改善など期待してください!

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