予約システムの導入で採用コストを削減

開業してから22年になりますが、2年前に現在の場所に移転しました。それまでは電話予約や当日受付で直接予約を受けていました。ただ、施術中に電話対応をするとどうしても手を止めなければならず、施術に集中できない状況が続いていました。患者さんには貴重な時間を作って来院いただいているのに、この環境は申し訳ないと思っていました。

そこで、できるだけ電話対応を減らしたいという思いもあり、移転を機に予約システムの導入を検討しました。ネットで検索している中でワンモアハンドを見つけ、オンライン無料相談で話を聞いてみたところ良さそうだと感じました。他社のシステムと比較もしましたが、価格が高すぎたり、安価なものは機能が限られていたりしました。その点、ワンモアハンドは機能面でもコスト面でもバランスが取れていると感じました。

特に、患者さんが予約しやすそうな画面が一番の決め手になりました。やはり使いやすさは重要ですね。

患者さんにはLINEの友だち追加をお願いし、LINEから直接ワンモアハンドの予約画面に飛べるようにしています。LINEはほとんどの患者さんが利用しているアプリなので説明が簡単で非常に便利です。ホームページにも予約画面へのリンクを設置していますが、LINE経由での予約が圧倒的に多い状況です。

オンライン予約は20〜50代の患者さんに多くご利用いただいています。一部、ご高齢の方は操作が苦手な方もいらっしゃるため、そうした場合は電話や来院時の受付で対応しています。
そんな状況ですが、オンライン予約が全体の7割を占めています。それまでは施術中の電話対応が負担で、受付スタッフの採用も検討していました。しかし、ワンモアハンドを導入したことで電話対応が減り、受付を新たに採用する必要がなくなりました。人件費を抑えられるのは非常に助かっています。

また、施術中に電話で手を止める必要がなくなったことで施術の質が向上し、患者さんの満足度も上がったと感じています。さらに、いつでも気軽に予約ができるという予約のしやすさもあり、現状ではリピート率は9割にものぼっています。

インターバルを柔軟に設定できる機能がとても便利です。患者さんによっては予約時間より少し遅れて来られる場合や、施術時間が長くなる場合があります。そのため、患者さんごとにインターバルの時間を調整しています。この時間を使ってカルテ記入なども済ませることができ、効率的に対応できています。

また、予約が入るとメールで通知が届く機能も非常に助かっています。自宅にいる時でも翌日の予約状況を確認できますし、施術中でもスマホの通知音で予約が入ったことをすぐに把握できます。これは紙での管理では実現できなかった便利なポイントだと思います。

さらに、機能ではありませんが、ヘルプデスクもよく利用しています。基本的な使い方はマニュアルで確認しますが、それでも分からないことがあればカスタマーサクセスに電話で問い合わせています。毎日使うシステムなので、迅速に対応いただけるのはとても心強いです。対応も丁寧で、本当に助かっています。

当院ではリピートされる患者さんが9割と多いのですが、新規の患者さんをもっと増やしていきたいと考えています。そのために、SNSやGoogleビジネスプロフィールを活用して、患者さんと接点を増やしていく必要があると思っています。

ワンモアハンドの導入により業務効率が上がっているので、空いた時間を有効活用し、情報発信に力を入れていきたいです。