なぜ鍼灸院・整骨院が開業時に予約システムを導入する必要があるのか​​？

予約システムが必要な理由：患者様に選ばれるための便利な仕組みづくり

スマートフォンの普及により、多くの人が24時間いつでも予約や購入ができる「オンライン対応」が楽で便利だと思っています。

診療時間外に電話が取れなかったり、電話予約が面倒だったりすると、患者様は他の鍼灸院や整骨院へ流れてしまう可能性があります。

予約システムを導入することで、24時間オンラインでの予約が可能となり、患者様は自分の都合の良いタイミングで簡単に予約をとることができます。

また、インターネットで簡単に予約が取れることで、患者様のストレスも軽減され、利用頻度が上がりリピーターを獲得しやすくなります。

さらに、予約システムの利便性は若年層だけでなく、中高年層にも浸透しており、幅広い世代の患者様ニーズに対応するためにもネット予約はこれからの鍼灸院・整骨院には必須と言えるでしょう。

予約システムを導入することが顧客満足度を高め、リピートにつながりやすい体制を整えることになります。

開業初日からの集客効果：スタートダッシュを切るためのネット予約

予約システムを導入する最大のメリットは、開業日前から患者様が予約できる環境を作れることです。

開業前からネット予約を導入しておけば、広告やチラシ、店前で「〇月〇日からオープン！事前予約はネットで受付中」と告知と予約を受け付けることができます。

その結果、開業初日を迎えた時点ですでに患者様の予約が入っており、開業初日からフル稼働が可能となります。

予約システムを導入していない場合、開業初日から集客をスタートすることになるため、開業初日からのフル稼働は難しくなります。開業初日に患者様が来なければ、初月の売上にも響き、経営上の不安要素となります。

もしお友達で予約を埋めたとしても、それはその場しのぎにしかなりません。
またレビューやリピート客が経営の安定化には重要となるため、早期に患者様を獲得することが必要です。

効率的な運営と顧客管理が可能に

電話予約のみでは、来院希望日の予約が埋まっていてお断りしなければならない、予約日時の調整に手間取る場面が多くなります。

ただし、予約システムを導入することで、患者様が自分の都合に合わせて好きな時間を選択して予約をするため、施術者の手間が省けスムーズなスケジュール調整ができます。

また予約が埋まっていた場合、電話の場合はスタッフがお断りしなければなりませんが、予約システムではその心理的負担が減ります。

また、顧客管理機能がついた予約システムを使えば、顧客の来院履歴や施術内容、担当スタッフの記録を簡単に把握でき、より良い接客やフォローが可能になります。

患者様にはリマインドメッセージやサンキューメッセージなど、集客だけでなく、リピーターづくりにも効果的な施策が可能です。

このように、効率的な顧客管理が実現することで、経営者や施術スタッフの負担を軽減し、本業である施術に集中できる環境が整います。

導入コストを投資と捉え、開業後の安定経営を実現

予約システムの費用導入は、経営者にとって「出費」と考えてしまうかもしれません。予約システムは内装やベッド等備品と同様、開業上必要な「投資」と考えるべきです。

なぜなら、予約システムは集客の仕組みの一部であり、それを効果的に活用することでリピート率を高め、長期的な売上利益に貢献するからです。

予約システムは最初に少しコストがかかるかも知れませんが、患者様を獲得するための「安定経営への先行投資」と考えると、必要コストと言えます。

予約システムを導入しない場合のデメリット

予約システムを導入しない場合、どのようなデメリットが発生するのでしょうか？

患者様にとって利便性が低く、競合に対する差別化が難しくなる

電話予約だけでは、患者様が営業時間内に電話をかける必要があるため、不便に感じられることが多くなります。

特に、近隣の競合院が予約システムを導入している場合、利便性の差が生じ、患者様がそちらへ流れてしまうリスクが高まります。

予約システムが普及する現代では、他院との差別化も難しくなるでしょう。

内装を立派にしたり施術技術を磨いても、予約をしてもらわなければ意味がありません。まず院に来て施術を受けてもらうためにも予約システムは必須のツールとなります。

開業初日からの集客が困難になり、初月の売上が見込みづらくなる

予約システムがないと、開業日を迎える前に事前予約を取ることができず、初日から安定した集客が難しくなります。

結果として、初月の売上も低迷しやすく、口コミやリピーターが定着するまでに時間がかかる可能性が高くなります。

一方、事前に予約を受け付ける仕組みがあれば、開業初日から効率よく売上を上げることができます。

スタッフの負担が増し、顧客対応の質が低下する恐れがある

電話予約のみで対応していると、スタッフが予約の電話対応に時間を取られ、施術や顧客対応に集中しづらくなります。

手作業での管理が増えることで、予約の記録ミスや調整ミスが発生するリスクも高まります。

予約システムがあることで自動的にスケジュールが管理でき、スタッフが施術に専念できるため、サービスの質を保ちやすくなります。

さいごに

鍼灸院・整骨院の経営において、予約システムの導入は開業準備の絶対条件として早めに検討すべき重要な要素です。

施術技術が良ければ患者様は勝手に来てくれるという時代は終わりました。
せっかく開業するのなら、まずは患者様がいつでも予約ができる環境を整えましょう。

これが接客の第一歩です。
第一歩がないかぎり、次は続きません。
開業という夢を叶えるためにも予約システムに適切な投資をし、あなたの素晴らしい施術を患者様に提供してください！