予約システムを導入すると何が変わるのか?〜患者様満足と業務効率が向上する理由〜

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予約システムを導入すると何が変わるのか?〜患者様満足と業務効率が向上する理由〜

鍼灸院や整骨院の経営において、予約システムの導入は、今や効率化の一環として多くの経営者に選ばれています。

特に、電話予約のみで運営している院にとって、予約システムを導入することが経営や患者様満足にどのような変化をもたらすかを検証することは非常に重要です。

予約システムを活用することで、院の運営がどのように改善されるのか、そしてどのように患者様の利便性を向上させるのか、以下で詳しく解説します。

目次

1. 24時間予約受付が可能になることの利点

まず予約システム導入の大きな利点は、24時間いつでも予約が取れる環境が整うことです。これは売上向上に直結します。

営業時間内のみ予約受付をしている場合、例えば夜遅くに「明日の予約をしたい」と考えた患者様がいても、営業時間外であれば連絡手段がありません。その時点で患者様が諦めてしまったり、他の院へ流れてしまったりすることは、経営者にとって大きな機会損失です。

一方で、24時間対応の予約システムが導入されていれば、営業時間外でも患者様が予約を確定できます。例えば、仕事帰りの夜間や休日など、忙しい患者様が自由なタイミングで予約できることは非常に大きな魅力です。

最近の調査データによると、「ワンモアハンド」のシステムにおいては、営業時間外の予約が全体の5割を占めているということが分かっています。

このデータは、患者様が営業時間外でも予約したいと考えていることを示しています。患者様の行動に合わせて予約環境を整えることで、来店のチャンスを逃さずに済み、結果として売上の向上にも繋がるでしょう。

2. 電話予約のみのデメリットと機会損失

電話予約のみで運営している場合、予約受付は営業時間内に限定されます。そのため、例えば夕方以降に予約したいと考えている患者様が院に電話をかけても、営業時間外であれば応答はありません。「留守番電話で営業時間終了メッセージが流れた」という体験は、多くの患者様にとって残念なものです。

このような状況では、その場で諦めるか、他の院を探し始める可能性が高まります。つまり、電話予約のみの院では、予約を逃すタイミングが多く発生することになります。

また、電話予約のみの体制では、営業時間内であっても電話対応が求められる場面が多くなります。施術中に電話が鳴れば対応が必要ですし、時には患者様への対応を中断して電話に出なければならないこともあります。

これにより、施術の集中が妨げられるだけでなく、患者様への施術サービスの質が低下することも考えられます。この点からも、電話予約のみの運営では機会損失が発生しやすく、施術業務に支障が出る可能性もあります。

3. 業務効率とスタッフの負担軽減

予約システムの導入により、電話対応の件数が大幅に減るというのも大きなメリットです。施術者やスタッフは、施術中に電話が鳴った際に対応を迫られることが減り、施術に集中しやすくなります。

例えば、施術中にリラックスしている患者様にとって、スタッフが中断して電話対応することで施術のリズムが乱れたり、気持ちが途切れたりすることもあります。予約システムによって、こうした施術中断のリスクが減るため、施術の質を保ちやすくなり、結果的に患者様満足度の向上にもつながるでしょう。

また、電話対応は単に予約受付だけではありません。患者様からの問い合わせや変更依頼、キャンセル連絡など、時間や手間がかかる場合があります。

予約システムであれば、こうした変更も患者様が自分で行えるようになり、スタッフの対応負担が軽減されます。特に忙しい時間帯や施術が立て込んでいるときには、電話対応が一つ減るだけでも業務効率が改善されるため、予約システム導入の効果は大きいと言えるでしょう。

4. 患者様の利便性向上と満足度アップ

予約システムを導入することで、患者様は自分の都合に合わせて予約ができるため、利便性が大幅に向上します。最近ではスマートフォンを使って簡単に予約を完了できるシステムも多く、出先や帰宅途中でも手軽に予約ができる環境が整っています。

患者様にとって、「自分のタイミングで予約できる」ことは大きな安心感につながり、満足度が高まります。

さらに、予約システムにはリマインド機能を備えていることが多く、予約日の前日や当日に自動でリマインドメールやメッセージが送られる仕組みもあります。

これにより、予約の漏れや直前キャンセルを防ぐことができ、院側としても予約が確実に守られるため、経営効率が向上します。

また、患者様の中には電話でのやり取りを煩わしいと感じる方も多くいます。特に忙しい日常生活を送っている方にとって、電話予約はわずらわしく、時には敬遠されることもあるでしょう。

しかし、オンライン予約であれば、時間や場所を問わず自分のペースで手続きができるため、ストレスなく予約が完了します。こうした利便性の向上は、患者様の再来率や満足度の向上につながり、顧客のリピート率アップにも貢献するでしょう。

5. キャンセルリスクの管理と対応力の強化

電話予約の場合、キャンセルや変更が発生するとスタッフがその都度対応しなければなりません。特に直前のキャンセルや時間変更は、施術スケジュールに影響を及ぼすため、対応が難しい場合もあります。

一方、予約システムでは、オンラインで患者様自身がキャンセルや変更を行えるため、スムーズな管理が可能です。

加えて、予約システムの中には、キャンセル料の設定や、一定時間前までのキャンセルを条件とするなど、キャンセルリスクを軽減する機能を持つものもあります。

こうした仕組みを活用することで、施術スケジュールの調整が容易になり、突然のキャンセルによるリスクも抑えられます。結果として、スケジュール管理が簡単になり、無駄な時間を省けるため、業務の効率化に役立ちます。

6. データ分析による経営の改善

予約システムの中には、来店傾向や時間帯別の予約状況などを分析できる機能が搭載されているものも多くあります。

こうしたデータを活用することで、患者様がどの時間帯に集中しているのか、キャンセルが多い日や時間帯はどこかなどの分析が可能です。このデータを元に、予約枠の設定を工夫したり、集客施策を行ったりすることができます。

例えば、平日の昼間に予約が少ないのであれば、割引キャンペーンやサービス追加などの施策を検討できます。予約システムが提供するデータを活用することで、院運営がより戦略的になり、効果的な集客施策が打てるようになります。

さいごに

予約システムの導入は、患者様と院双方にとって多くのメリットがあります。患者様にとっては、24時間いつでも予約ができ、予約の利便性が向上することで、来店のしやすさが増し、満足度が高まります。また、院側にとっては電話対応の手間が減るため、業務効率が向上し施術の練習時間などの施術技術向上に費やすことが可能になります。
このように多くのメリットがあるため、予約システムはできるだけ早く導入することをおすすめします。

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著者:矢野 敦子

株式会社クロスリンク代表取締役 兼 マッサージコンシェルジュ®️

新卒で凸版印刷株式会社に入社し営業職に従事。途中、株式会社博報堂へ出向し大手自動車会社のプロモーション戦略の企画立案から実施までを行う。

その後、株式会社エムアウトに参画。新規事業の立ち上げを経験したのち、2010年に株式会社クロスリンクを設立。2012年に株式会社エムアウトからMBOを実施し、現在に至る。

2022年度東京女性経営者アワード「持続経営部門」受賞

【公式】X(旧:Twitter)

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